Persondata politik

Her kan du læse om KAFs databeskyttelsespolitik

Databeskyttelsespolitik for KAF, Københavns Astronomiske Forening.

 

KAF´s dataansvar.
KAF behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne databeskyttelsespolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
KAF er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
KAF, Københavns Astronomiske Forening
c/o
Gunnar Tyrsted

KAF´s CVR nr. : 29045747
Mailadresse: kafbestyrelse@googlegroups.com
Website: kaf-astronomi.dk

 

 

 

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:

1) Medlemsoplysninger
a) Almindelige personoplysninger:
i) Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, e-mailadresse, kontingentbetalinger
b) Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
i) Ikke aktuelt.

2) Oplysninger om bestyrelsesmedlemmer:
a) Almindelige personoplysninger:
i) Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
ii) Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og
bankkontonummer
iii) Portrætfotos

b) Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
i) Ikke aktuelt.
ii) Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

3) Oplysninger om eksterne foredragsholdere og andre samarbejdspartnere:
a) Almindelige personoplysninger:
i) Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mail adresse
ii) Andre oplysninger om aktiviteter i relation til foreningen.
iii) Portrætfotos
b) Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
i) Ingen

 

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
• Offentlige myndigheder
• Forskningsinstitutioners offentlige websteder, avisartikler og andre offentlige kilder samt andre naturvidenskabelige foreninger

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
• At Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine
oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en aftale med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens møder og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Administration af din relation til os

2) Formål med behandling af oplysninger på bestyrelsesmedlemmer, instruktører og eksterne foredragsholdere:
• Håndtering af bestyrelsens og instruktørernes hverv og pligter i foreningen.
• Opfyldelse af lovkrav.
• Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine personlige oplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af foredrag samt andre aktiviteter
• Brug af portrætfotos og situationsbilleder, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke personoplysninger til andre foreninger eller firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
KAF anvender blandt andet offentlige tjenester til e-mail distribution og websted (Gmail, WordPress).

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, bestyrelsesmedlem, instruktør eller ekstern foredragsholder.
Foreningen sletter dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige i forhold til formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine data.
Personoplysninger opbevares i 5 år efter din udmeldelse af foreningen.

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til data notabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt for-mat).
• Retten til indsigelse.

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du for eksempel henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger gennemføres ændringer eller sletninger hurtigst.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

 

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted.

 

 

 

Versionsliste

 

Versions nr. Dato Oplysning

Ver. 01 4. februar 2019 Dokument oprettet

Lukket for kommentarer.